Figure 7-1 shows the "Post-Session Activities" menu displayed after selecting "Post-Session Activities" from the main menu. This sub-menu contains functions that are primarily useful after the session is over, and the paperwork is being prepared for the VEC. However, the functions under this menu can be accessed during the course of an exam session. The following paragraphs describe each item.
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º Post Session Activities º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º º º Print Candidate Roster º º º º Print 1 page Test Session Report º º º º Print 2 page Test Session Report º º º º Update Phone #'s/Email Addresses º º º º FCC Data Generation º º º º Generate VE/Candidate Thank You List º º º º Merge Active Session º º º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º Enter to Select Esc to Exit º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-1 Post Session Activities Menu
"Print Candidate Roster" Generates and prints a candidate roster. The roster is sent to the device specified as the report printer. Figure 7-2 shows a sample candidate roster.
"Print n page Test Session Report" Generates and prints a one or two page test session summary. The summary is sent to the device specified as the report printer. Figure 7-3 shows both pages of a sample test session summary.
"Update Phone #'s/Email Addresses" Displays the "Update Candidate Phone Numbers and Email Addresses" table and allows for rapid entry of candidate day and night phone numbers and email address.
"FCC Data Generation" Will generate an FCC electronic filing format data file for the current session. The file generated will have the name YYMMDDX.FCC, where YYMMDD is the session date, and X is the session ID. Refer to section 14.2, FCC Filing Format, for further information on the FCC electronic filing format.
"Generate VE/Candidate Thank You List" is used to generate VE and candidate files for use in a mail merge document.
ARRL/VEC TEST SESSION REPORT ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ TEST SITE: Amherst, NH SESSION DATE: 8 APR 1998 SPONSOR : WW1Y - Sample ùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùù ÚÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄ¿ ³ ³1(A) ³1(B) ³1(C) ³ 2 ³3(A) ³3(B) ³4(A) ³4(B) ³Total³ ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´ ³Passed³ 0 ³ 0 ³ 2 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 1 ³ 3 ³ ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´ ³Failed³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´ ³Total ³ 3 ³ 4 ³ 8 ³17 ³ 18 ³ 6 ³ 7 ³ 8 ³ 71 ³ ÀÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÙ ÚÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄ¿ ³Novice³Technician³Technician³General³Advanced³Extra ³ ³ ³Earned³(codeless)³ Plus ³Earned ³ Earned ³Earned³Total³ ³ ³ Earned ³ Earned ³ ³ ³ ³ ³ ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´ ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 0 ³ 1 ³ 2 ³ 3 ³ ÀÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÙ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄ¿ ³ Candidates not earning an upgrade or initial license..³23³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄ´ ³ Total candidates served by this session ³26³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÙ ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ Test Fee Summary ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ Total candidates served by this session ³ 26³ ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄ´ ³ Total candidates who paid a test fee ³ 2x$6.35=$12.70³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄ´ ³ Reimbursement retained by team/applicant³ 26x$3.33=$86.58³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄ´ ³ Amount of test fee forwarded to the ARRL/VE ³$73.88³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÙ ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß Participating VE List Liaison: James M Heedles, WW1Y Name Call Class Name Call Class 1)Rich Critz N1FT Extra 4)Allen Simons WA1TYB Advanced 2)Nancy Webb N1OEZ Extra 5)James Heedles WW1Y Extra 3)Glenn Cabana W1FI Extra ARRL/VEC ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ Please notify me if the VEC has any application questions,³ ³ or after my session is processed, using the following: ³ ³ ³ ³ Email (To my email address)_______________________________³ ³ ³ ³ Phone (To my daytime phone)_______________________________³ ³ ³ ³ By Mail __________________________________________________³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ Example(assumes 10 persons paid a fee, out of 12) ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³Total candidates served by ... ³ 12 ³ unused box ³ E ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ E X ³ Total candidates who paid a fee³ ³ ³ X A ³ No fee for Elements 1A or 2 ³ 10 x $6.35 = $63.50³ A M ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ M P ³ Reimbursement retained by team ³ (up to $4)³ ³ P L ³ (per applicant) ³ 12 x $4.00 = $48.00³ L E ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ E ³ Amount of fee forwarded to the ARRL/VEC ³ $15.50³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ Signatures not required. Please print legibly! If more room needed to complete this form feel free to include attachments ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß Please list other VE's who participated in this test session: ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß Please list any NON-VE who have participated in this session: ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß Session Evaluation-Please note any irregularities,problems, comments, requests, or suggested improvements you have: ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄFigure 7-3 Test Session Summary
Figure 7-4 shows the "Update Candidate Phone Numbers" table displayed after selecting the item from the "Post-Session Activities" menu. This function allows for the rapid location and updating of missing candidate phone numbers. In general, session flow is improved if candidate phone numbers are not entered at registration. After the session is over, they may be obtained from the test answer sheets and entered via this table and its associated form. The following paragraphs describe each item on the table.
Figure 7-4 Update Phone Number TableÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º Update Candidate Phone Numbers and Email Addresses º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ ºLast Name First Name M Call Day Nite Email 73 C 6 $ V N º ºBurden William A WB1BRE Need Need N N N Y 12º ºCabana Michele L KA1SOA Need Need N N N Y ! 1º ºGaron Christopher M KA1SIE Need N N N Y 9º ºHuck Alison Need Need Need N N N Y 23º ºJahnke Bart KB9NM Need Need N N N Y 4º ºLevin Joel B N1MNF Need Need N N N Y 22º ºSeagroves Fletcher W Jr N1MEO Need Need N P N Y 26º ºShuman Alan Need Need Need N N N Y 2º ºSimons Michael Need N N N Y 16º ºSimons Kathe P N1NYT Need N N N Y N 15º ºSimons Bethany N1ONC Need N N N Y ! 17º ºSimons Al WA1TYB Need Y Y Y Y * ! 18º º Lookup Last Name: º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º Enter to Modify º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
"Last Name", "First Name", "M", and "Suffix" are self-explanatory.
"Call" is the callsign of the candidate.
"Day" is blank if the daytime phone number is present, otherwise the word "Need" is displayed.
"Nite" is blank if the nighttime phone number is present, otherwise the word "Need" is displayed.
"Email" is blank if the internal address is present, otherwise the word "Need" is displayed.
"73" indicates whether the candidate is done testing. Y indicates completed candidates, N indicates that they are still testing or waiting paperwork.
"C" indicates the CSCE status. N means none, Y means a CSCE was issued, and P indicates that the CSCE was printed. CSCE will be N until the candidate is complete.
"6" indicates the Form 610 status. N means none, Y means a 610 is needed, and P indicates that the 610 was printed. This field will be N until the candidate is complete.
"$" indicates whether the session fee has been paid. Y for yes, N for No.
"V" indicates if the candidate's credentials have been verified (ID, original license and CSCE's). A Blank indicates verified. N indicates not verified and the candidate will not be allowed to test. An asterisk (*) indicates the candidate has been verified and/or allowed to test, but that something is amiss.
"nn" is the sequence numbers assigned to each candidate at registration time. If sequence numbers are not used, this column is blank.
"N", located between the "Verified" and "Sequence number" columns, is blank if there are no notes for the candidate, otherwise a flashing red exclamation point (!) id displayed. This provides a quick indication that something about the candidate warranted a special note.
"Lookup Last Name:" is a locator field. By entering the first part of a candidate's last name the table will scroll down to the first entry that matches the entered text. This allows rapid scrolling through the table.
There are no special "Hot" keys available in this table.
Figure 7-5 shows the "Update Phone Numbers" form displayed by selecting a candidate from the "Update Phone Numbers" table. The following paragraphs describe each of the fields on the form.
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º Update Phone Numbers and Email Addresses º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º ÄÄÄÄÄÄLast NameÄÄÄÄÄ ÄÄ-First NameÄÄÄ M ÄCallÄ º º 18 Simons Al WA1TYB º º º º Day Phone:(000)000-0000 Night Phone:(603)424-4539 º º Email Address: al@simons.mv.com º º Notes: º º Need to see original of License º º OLDNAME="Bosco, Luigi" º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º Alt-D Copy Day to Night Alt-N Copy Night to Day º º Alt-L Copy Last Record's Phone Numbers º º Record will be Changed º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-5 Update Phone Number Form
"nn" is the sequence number assigned to each candidate at registration time. If sequence numbers are not used, this column is blank. It cannot be modified.
"Last Name", "First Name", "M", and "Suffix" are self-explanatory. It cannot be modified.
"Call" is the callsign of the candidate. It cannot be modified.
"Day Phone", "Night Phone" are the candidate's phone numbers.
"Notes" is a 256 character miscellaneous field organized as four (4) rows of 64 characters each.
In addition to the usual keys valid while on this screen, the following functions are available by pressing the Alt key and the specified letter key at the same time.
Alt-D will copy the Day phone number to the Night phone number and complete the form.
Alt-N will copy the Night phone number to the Day phone number and complete the form.
This menu item generates a data file for the current session suitable for electronic filing with the FCC. It is intended to be used by the VEC since individual VE teams do not electronically file data with the FCC. The file name of the generated file is of the form YYMMDDX.FCC, where YYMMDD is the date of the session, and X is the session ID. Figure 7-6 show the message displayed while this function is in progress. Refer to section 9.6, Generate FCC filing Data, for further details on FCC data file generation. Refer to section 14.2, FCC Filing Format, for further information on the FCC electronic filing format.
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º º º Generating FCC electronic filing data for current session º º º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-6 Current session FCC data generation
Figure 7-7 shows the "Generate Thank You Lists" combination form and menu displayed after selecting "Generate VE/Candidate Thank You List" from the "Post Session Activities" menu.
One of the ways a VE Team leader can insure that there are enough VE's to properly support the next exam session is to thank the VE's that supported the last exam session. This post-session function is designed to help thank the Volunteer Examiners that participated in an exam session by generating an ASCII text file of VE names and addresses that can be used in a mail merge program to generate a Thank you letter.
For many candidates, this is their first exposure to a group of Amateur Radio Operators. While the test itself may not be pleasant, a follow-up letter to each candidate can make the memory a pleasant one. The ARRL/VEC letter to candidates is an example of trying to make sure each candidate leaves the session with congratulations or encouragement. This function will also generate a list of candidates and addresses, along with elements passed and license class earned, suitable for use in a mail merge program to generate semi-custom "Thank you for attending" letters.
The following paragraphs describe each of the field on the display.
"Exam Date" is the session date and ID of the exam session.
"Next Exam Date" is the date of the upcoming exam session.
"VE RSVP Date" is filled in with a date seven days earlier than the next exam date, but may be overridden by the user.
"Candidate RSVP Date" is filled in with a date twenty-one days earlier than the next exam date, but may be overridden by the user.
After entering the Candidate RSVP date, the cursor moves in to the menu portion of the display. The two choices select the desired output file.
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º Generate Thank You Lists º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º Exam Date : 4/08/98:A º º Next Exam Date : 6/13/98 º º VE RSVP date : 6/06/98 º º Candidate RSVP Date: 5/23/98 º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º º º Generate VE List º º º º Generate Candidate List º º º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-7 Generate Thank You Lists
"Generate VE List" generates a mail merge file that includes those VE's that were at the session. The output file is generated in the default directory and is called "THANKSVE.TXT". If the file exists, the old contents are overwritten. After the file is generated the cursor is moved back to the last exam date field, allowing a single escape to return to the previous menu. Each output record contains eight fields separated by the FIELDSEP string and terminated by the RECORDSEP string. Both of these strings are defined in the printer control file for the current Report printer. The eight lines, in order are shown in Table 7-1. Note that this file is identical in format to the "INVITEVE.TXT" format described in section 5.2, Generate VE Invite List.
Last session VE attended | December 13, 1997 | |
Next exam date | Saturday, June 13, 1998 | |
RSVP date | Saturday, June 6, 1998 | |
VE's full name | James M Heedles | |
VE's callsign | WW1Y | |
VE's address | 6 Birch Drive | |
VE's city, state, Zip Code | Amherst NH 03031-1807 | |
VE's nickname | Jim | |
VE's email address | heedles@ww1y.mv.com |
"Generate Candidate List" generates a list of all candidates at the session. The output file is generated in the default directory and is called "VICLIST.TXT". If the file exists, the old contents are overwritten. After the file is generated the cursor is moved back to the last exam date field, allowing a single escape to return to the previous menu. Each output record contains thirteen fields separated by the FIELDSEP string and terminated by the RECORDSEP string defined in the printer control file for the current Report printer. The thirteen fields, in order are shown in Table 7-2. Note that if the next to last field, "Candidate's Effective Class", is not blank, it means there is a pending license with the FCC. Insure the candidate knows to mail a photocopy of the pending license, when it arrives, to the sponsoring VEC.
Included with the distribution files are Microsoft Word merge files that are sample thank you letters for both VE's and candidates. The candidate letter makes extensive use of merge fields to customize a letter specifically for the candidate. Refer to your word processor documentation for further information on merging documents and generating form letters and mailing lists.
Session attended | December 13, 1997 | |
Next exam date | Saturday, June 13, 1998 | |
RSVP date | Saturday, May 23, 1998 | |
Candidate's Full name | William A Burden | |
Candidate's callsign, if any | WB1BRE | |
Candidate's address | RR 1 Box 157 | |
Candidate's city, state, Zip Code | Strafed VT 05072-9712 | |
Candidate's First name | William | |
Candidate's FCC license class | Novice | |
Candidate's Upgraded license class | Advanced | |
List of elements passed, with punctuation and connectives | 13 WPM code, and the General and Advanced written elements | |
Candidate's Effective Class, if different from FCC Class. | TechPlus | |
Candidate's email address | william.burden@valley.net |
The final activity after a session is to merge the active candidate data into the history database. When this item is selected the following steps occur:
Once merged, the candidate records become available for lookup at a future session. Depending on the size of the session the merge may take a few moments. Figure 7-8 shows the message displayed while the merge is in progress. If the display shown in Figure 7-9 appears, it means that a session with the same date and ID is already in the global history file. This usually means that the session was loaded from the history data, and one or more session or post-session forms were completed (i.e. Pressing enter from the last field or pressing Control-Enter) as opposed to escaped out. If a deliberate change was made, press Control-enter to re-store the session data. Prior to the screen shown in Figure 7-8, the screen shown in Figure 7-10 is displayed while the old candidate records are removed from the history file.
It is important to note that only the candidate data is stored in the history database. Session and VE data can be altered at any time. Use the Export Session function described in section 9.3, Export A Session, for archiving all the data associated with a particular session.
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º º º Merging the Candidate and VE records for º º the active session. Please Wait... º º º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-8 Merging Session Message
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º VERY IMPORTANT CRITICAL INFORMATION FOLLOWS... º ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹ º º º The current session, 4/08/98:A º º has ALREADY been merged into the history database. º º º º ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ º º ÛÛ IF YOU CONTINUE, YOU WILL OVERWRITE THE HISTORY DATA! ÛÛ º º ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ º º º º Press Control-Enter to continue º º Press F1 for Help º º Escape or Enter to Abort º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-9 Session Already Merged Message
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º º º Removing Candidate and VE records from º º the history database. Please Wait... º º º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼFigure 7-10 Removing Old Session Message