7. Post-Session Activities

Figure 7-1 shows the "Post-Session Activities" menu displayed after selecting "Post-Session Activities" from the main menu. This sub-menu contains functions that are primarily useful after the session is over, and the paperwork is being prepared for the VEC. However, the functions under this menu can be accessed during the course of an exam session. The following paragraphs describe each item.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º        Post Session Activities       º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º                                      º
º        Print Candidate Roster        º
º                                      º
º   Print 1 page Test Session Report   º
º                                      º
º   Print 2 page Test Session Report   º
º                                      º
º   Update Phone #'s/Email Addresses   º
º                                      º
º          FCC Data Generation         º
º                                      º
º Generate VE/Candidate Thank You List º
º                                      º
º         Merge Active Session         º
º                                      º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º   Enter to Select      Esc to Exit   º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-1 Post Session Activities Menu

"Print Candidate Roster" Generates and prints a candidate roster. The roster is sent to the device specified as the report printer. Figure 7-2 shows a sample candidate roster.

"Print n page Test Session Report" Generates and prints a one or two page test session summary. The summary is sent to the device specified as the report printer. Figure 7-3 shows both pages of a sample test session summary.

"Update Phone #'s/Email Addresses" Displays the "Update Candidate Phone Numbers and Email Addresses" table and allows for rapid entry of candidate day and night phone numbers and email address.

"FCC Data Generation" Will generate an FCC electronic filing format data file for the current session. The file generated will have the name YYMMDDX.FCC, where YYMMDD is the session date, and X is the session ID. Refer to section 14.2, FCC Filing Format, for further information on the FCC electronic filing format.

"Generate VE/Candidate Thank You List" is used to generate VE and candidate files for use in a mail merge document.

"Merge Active Session" merges the current session data into the history database. It is the last action taken in the post session wrap-up.

CANDIDATE ROSTER
TEST SITE:  Amherst, NH                                                         VEC: ARRL/VEC
         SPONSOR  :  WW1Y - Sample                                                       SESSION DATE:   8 APR 1998
 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄ¿
 ³             Applicant's Name            ³PAID³ CALL ³ CLASS  ³ 1A  ³ 1B  ³ 1C  ³  2  ³ 3A  ³ 3B  ³ 4A  ³ 4B  ³ EARNED ³CSCE³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  1) William A Burden                    ³Yes ³WB1BRE³Novice  ³     ³Pass ³Fail ³     ³Pass ³Fail ³     ³     ³TechPlus³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  2) Michele L Cabana                    ³Yes ³KA1SOA³TechPlus³     ³02/21³11/15³     ³Pass ³Pass ³Pass ³Fail ³Advanced³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  3) Christopher M Garon                 ³Yes ³KA1SIE³Advanced³     ³     ³Fail ³     ³     ³     ³     ³     ³None    ³No  ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  4) Alison Huck                         ³No  ³None  ³        ³     ³     ³     ³Pass ³Fail ³     ³     ³     ³None    ³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  5) Bart Jahnke                         ³Yes ³KB9NM ³Advanced³     ³     ³Fail ³     ³     ³     ³     ³Pass ³None    ³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  6) Joel B Levin                        ³Yes ³N1MNF ³TechPlus³     ³03/21³     ³     ³     ³03/21³Pass ³     ³Advanced³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  7) Fletcher W Seagroves Jr             ³Yes ³N1MEO ³Advanced³     ³     ³Pass ³     ³     ³     ³     ³02/26³Extra   ³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  8) Al Simons                           ³Yes ³WA1TYB³Advanced³     ³     ³Pass ³     ³     ³     ³     ³Fail ³None    ³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³  9) Bethany Simons                      ³No  ³N1ONC ³Tech    ³Pass ³     ³     ³     ³     ³     ³     ³     ³TechPlus³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³ 10) Michael Simons                      ³Yes ³None  ³        ³     ³Pass ³     ³Pass ³Pass ³Pass ³     ³     ³General ³Yes ³
 ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄ´
 ³ 11) Kathe P Simons                      ³Yes ³N1NYT ³General ³     ³     ³Pass ³     ³     ³     ³     ³     ³None    ³Yes ³
 ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÙ
                                                ³ Grand Totals  ³   1 ³   2 ³   6 ³   2 ³   4 ³   3 ³   2 ³   3 ³
                                                ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
                                                ³     Passed    ³   1 ³   2 ³   3 ³   2 ³   2 ³   2 ³   2 ³   1 ³
                                                ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
                                                ³     Failed    ³   0 ³   0 ³   3 ³   0 ³   2 ³   1 ³   0 ³   2 ³
                                                ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÙ
PAGE   1 
Figure 7-2 Candidate Roster
ARRL/VEC
                         TEST SESSION REPORT ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
TEST SITE:  Amherst, NH           SESSION DATE:   8 APR 1998
SPONSOR  :  WW1Y - Sample                                   
ùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùùù
ÚÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄ¿
³      ³1(A) ³1(B) ³1(C) ³ 2 ³3(A) ³3(B) ³4(A) ³4(B) ³Total³
ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
³Passed³   0 ³   0 ³   2 ³ 0 ³   0 ³   0 ³   0 ³   1 ³  3  ³
ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
³Failed³   0 ³   0 ³   0 ³ 0 ³   0 ³   0 ³   0 ³   0 ³  0  ³
ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
³Total ³   3 ³   4 ³   8 ³17 ³  18 ³   6 ³   7 ³   8 ³ 71  ³
ÀÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÙ
ÚÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄ¿
³Novice³Technician³Technician³General³Advanced³Extra ³     ³
³Earned³(codeless)³   Plus   ³Earned ³ Earned ³Earned³Total³
³      ³  Earned  ³  Earned  ³       ³        ³      ³     ³
ÃÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ´
³   0  ³      0   ³      0   ³    0  ³    1   ³    2 ³   3 ³
ÀÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÙ
ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄ¿
³ Candidates not earning an upgrade or initial license..³23³
ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄ´
³ Total candidates served by this session               ³26³
ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÙ
ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ Test Fee Summary ÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ
ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
³ Total candidates served by this session ³ 26³            ³
ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄ´
³ Total candidates who paid a test fee    ³  2x$6.35=$12.70³
ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄ´
³ Reimbursement retained by team/applicant³ 26x$3.33=$86.58³
ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄ´
³ Amount of test fee forwarded to the ARRL/VE       ³$73.88³
ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÙ
ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß
Participating VE List        Liaison: James M Heedles, WW1Y 
       Name      Call  Class        Name       Call   Class 
1)Rich Critz   N1FT  Extra   4)Allen Simons  WA1TYB Advanced
2)Nancy Webb   N1OEZ Extra   5)James Heedles WW1Y   Extra   
3)Glenn Cabana W1FI  Extra                                  




ARRL/VEC
ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
³ Please notify me if the VEC has any application questions,³
³ or after my session is processed, using the following:    ³
³                                                           ³
³ Email (To my email address)_______________________________³
³                                                           ³
³ Phone (To my daytime phone)_______________________________³
³                                                           ³
³ By Mail __________________________________________________³
ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ
   Example(assumes 10 persons paid a fee, out of 12)         
  ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿  
  ³Total candidates served by ...  ³ 12 ³  unused box     ³  
E ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ E
X ³ Total candidates who paid a fee³    ³                 ³ X
A ³ No fee for Elements 1A or 2    ³ 10 x $6.35 =   $63.50³ A
M ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ M
P ³ Reimbursement retained by team ³  (up to $4)³         ³ P
L ³ (per applicant)                ³ 12 x $4.00 =   $48.00³ L
E ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ E
  ³ Amount of fee forwarded to the ARRL/VEC     ³   $15.50³  
  ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ  
Signatures not required. Please print legibly! If more room  
needed to complete this form feel free to include attachments
ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß
Please list other VE's who participated in this test session:
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß
Please list any NON-VE who have participated in this session:
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ   ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßßß
Session Evaluation-Please note any irregularities,problems,  
      comments, requests, or suggested improvements you have:
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ
Figure 7-3 Test Session Summary

7.1 Update Phone Numbers

Figure 7-4 shows the "Update Candidate Phone Numbers" table displayed after selecting the item from the "Post-Session Activities" menu. This function allows for the rapid location and updating of missing candidate phone numbers. In general, session flow is improved if candidate phone numbers are not entered at registration. After the session is over, they may be obtained from the test answer sheets and entered via this table and its associated form. The following paragraphs describe each item on the table.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º              Update Candidate Phone Numbers and Email Addresses              º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
ºLast Name            First Name  M     Call   Day  Nite Email 73 C 6 $ V N    º
ºBurden               William     A     WB1BRE Need Need        N N N Y      12º
ºCabana               Michele     L     KA1SOA Need Need        N N N Y   !   1º
ºGaron                Christopher M     KA1SIE Need             N N N Y       9º
ºHuck                 Alison                   Need Need Need   N N N Y      23º
ºJahnke               Bart              KB9NM  Need Need        N N N Y       4º
ºLevin                Joel        B     N1MNF  Need      Need   N N N Y      22º
ºSeagroves            Fletcher    W Jr  N1MEO  Need      Need   N P N Y      26º
ºShuman               Alan                     Need Need Need   N N N Y       2º
ºSimons               Michael                  Need             N N N Y      16º
ºSimons               Kathe       P     N1NYT  Need             N N N Y N    15º
ºSimons               Bethany           N1ONC  Need             N N N Y   !  17º
ºSimons               Al                WA1TYB Need             Y Y Y Y * !  18º
º  Lookup Last Name:                                                           º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º                                Enter to Modify                               º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-4 Update Phone Number Table

"Last Name", "First Name", "M", and "Suffix" are self-explanatory.

"Call" is the callsign of the candidate.

"Day" is blank if the daytime phone number is present, otherwise the word "Need" is displayed.

"Nite" is blank if the nighttime phone number is present, otherwise the word "Need" is displayed.

"Email" is blank if the internal address is present, otherwise the word "Need" is displayed.

"73" indicates whether the candidate is done testing. Y indicates completed candidates, N indicates that they are still testing or waiting paperwork.

"C" indicates the CSCE status. N means none, Y means a CSCE was issued, and P indicates that the CSCE was printed. CSCE will be N until the candidate is complete.

"6" indicates the Form 610 status. N means none, Y means a 610 is needed, and P indicates that the 610 was printed. This field will be N until the candidate is complete.

"$" indicates whether the session fee has been paid. Y for yes, N for No.

"V" indicates if the candidate's credentials have been verified (ID, original license and CSCE's). A Blank indicates verified. N indicates not verified and the candidate will not be allowed to test. An asterisk (*) indicates the candidate has been verified and/or allowed to test, but that something is amiss.

"nn" is the sequence numbers assigned to each candidate at registration time. If sequence numbers are not used, this column is blank.

"N", located between the "Verified" and "Sequence number" columns, is blank if there are no notes for the candidate, otherwise a flashing red exclamation point (!) id displayed. This provides a quick indication that something about the candidate warranted a special note.

"Lookup Last Name:" is a locator field. By entering the first part of a candidate's last name the table will scroll down to the first entry that matches the entered text. This allows rapid scrolling through the table.

There are no special "Hot" keys available in this table.

7.1.1 Update Candidate Phone Number Form

Figure 7-5 shows the "Update Phone Numbers" form displayed by selecting a candidate from the "Update Phone Numbers" table. The following paragraphs describe each of the fields on the form.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º             Update Phone Numbers and Email Addresses             º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º        ÄÄÄÄÄÄLast NameÄÄÄÄÄ      ÄÄ-First NameÄÄÄ M ÄCallÄ       º
º     18 Simons                    Al                 WA1TYB       º
º                                                                  º
º     Day Phone:(000)000-0000         Night Phone:(603)424-4539    º
º  Email Address: al@simons.mv.com                                 º
º                              Notes:                              º
º Need to see original of License                                  º
º OLDNAME="Bosco,  Luigi"                                          º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º Alt-D Copy Day to Night                 Alt-N  Copy Night to Day º
º              Alt-L Copy Last Record's Phone Numbers              º
º                      Record will be Changed                      º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-5 Update Phone Number Form

"nn" is the sequence number assigned to each candidate at registration time. If sequence numbers are not used, this column is blank. It cannot be modified.

"Last Name", "First Name", "M", and "Suffix" are self-explanatory. It cannot be modified.

"Call" is the callsign of the candidate. It cannot be modified.

"Day Phone", "Night Phone" are the candidate's phone numbers.

"Notes" is a 256 character miscellaneous field organized as four (4) rows of 64 characters each.

In addition to the usual keys valid while on this screen, the following functions are available by pressing the Alt key and the specified letter key at the same time.

Alt-D will copy the Day phone number to the Night phone number and complete the form.

Alt-L will copy the Day and Night phone numbers, and the email address from the last candidate record to the current one and compete the form. This is used when the current record is a reregistration.

Alt-N will copy the Night phone number to the Day phone number and complete the form.

7.2 FCC Data Generation

This menu item generates a data file for the current session suitable for electronic filing with the FCC. It is intended to be used by the VEC since individual VE teams do not electronically file data with the FCC. The file name of the generated file is of the form YYMMDDX.FCC, where YYMMDD is the date of the session, and X is the session ID. Figure 7-6 show the message displayed while this function is in progress. Refer to section 9.6, Generate FCC filing Data, for further details on FCC data file generation. Refer to section 14.2, FCC Filing Format, for further information on the FCC electronic filing format.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º                                                              º
º   Generating FCC electronic filing data for current session  º
º                                                              º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-6 Current session FCC data generation

7.3 Generate VE/Candidate Thank You List

Figure 7-7 shows the "Generate Thank You Lists" combination form and menu displayed after selecting "Generate VE/Candidate Thank You List" from the "Post Session Activities" menu.

One of the ways a VE Team leader can insure that there are enough VE's to properly support the next exam session is to thank the VE's that supported the last exam session. This post-session function is designed to help thank the Volunteer Examiners that participated in an exam session by generating an ASCII text file of VE names and addresses that can be used in a mail merge program to generate a Thank you letter.

For many candidates, this is their first exposure to a group of Amateur Radio Operators. While the test itself may not be pleasant, a follow-up letter to each candidate can make the memory a pleasant one. The ARRL/VEC letter to candidates is an example of trying to make sure each candidate leaves the session with congratulations or encouragement. This function will also generate a list of candidates and addresses, along with elements passed and license class earned, suitable for use in a mail merge program to generate semi-custom "Thank you for attending" letters.

The following paragraphs describe each of the field on the display.

"Exam Date" is the session date and ID of the exam session.

"Next Exam Date" is the date of the upcoming exam session.

"VE RSVP Date" is filled in with a date seven days earlier than the next exam date, but may be overridden by the user.

"Candidate RSVP Date" is filled in with a date twenty-one days earlier than the next exam date, but may be overridden by the user.

After entering the Candidate RSVP date, the cursor moves in to the menu portion of the display. The two choices select the desired output file.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º      Generate Thank You Lists     º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º        Exam Date     :  4/08/98:A º
º      Next Exam Date  :  6/13/98   º
º      VE RSVP date    :  6/06/98   º
º   Candidate RSVP Date:  5/23/98   º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º                                   º
º          Generate VE List         º
º                                   º
º      Generate Candidate List      º
º                                   º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-7 Generate Thank You Lists

"Generate VE List" generates a mail merge file that includes those VE's that were at the session. The output file is generated in the default directory and is called "THANKSVE.TXT". If the file exists, the old contents are overwritten. After the file is generated the cursor is moved back to the last exam date field, allowing a single escape to return to the previous menu. Each output record contains eight fields separated by the FIELDSEP string and terminated by the RECORDSEP string. Both of these strings are defined in the printer control file for the current Report printer. The eight lines, in order are shown in Table 7-1. Note that this file is identical in format to the "INVITEVE.TXT" format described in section 5.2, Generate VE Invite List.

Table 7-1 THANKSVE File Fields
Field
Description
Sample
1
Last session VE attended December 13, 1997
2
Next exam date Saturday, June 13, 1998
3
RSVP date Saturday, June 6, 1998
4
VE's full name James M Heedles
5
VE's callsign WW1Y
6
VE's address 6 Birch Drive
7
VE's city, state, Zip Code Amherst NH 03031-1807
8
VE's nickname Jim
9
VE's email address heedles@ww1y.mv.com

"Generate Candidate List" generates a list of all candidates at the session. The output file is generated in the default directory and is called "VICLIST.TXT". If the file exists, the old contents are overwritten. After the file is generated the cursor is moved back to the last exam date field, allowing a single escape to return to the previous menu. Each output record contains thirteen fields separated by the FIELDSEP string and terminated by the RECORDSEP string defined in the printer control file for the current Report printer. The thirteen fields, in order are shown in Table 7-2. Note that if the next to last field, "Candidate's Effective Class", is not blank, it means there is a pending license with the FCC. Insure the candidate knows to mail a photocopy of the pending license, when it arrives, to the sponsoring VEC.

Included with the distribution files are Microsoft Word merge files that are sample thank you letters for both VE's and candidates. The candidate letter makes extensive use of merge fields to customize a letter specifically for the candidate. Refer to your word processor documentation for further information on merging documents and generating form letters and mailing lists.

Table 7-2 VICLIST file fields
Field
Description
Sample
1
Session attended December 13, 1997
2
Next exam date Saturday, June 13, 1998
3
RSVP date Saturday, May 23, 1998
4
Candidate's Full name William A Burden
5
Candidate's callsign, if any WB1BRE
6
Candidate's address RR 1 Box 157
7
Candidate's city, state, Zip Code Strafed VT 05072-9712
8
Candidate's First name William
9
Candidate's FCC license class Novice
10
Candidate's Upgraded license class Advanced
11
List of elements passed, with punctuation and connectives 13 WPM code, and the General and Advanced written elements
12
Candidate's Effective Class, if different from FCC Class. TechPlus
13
Candidate's email address william.burden@valley.net

7.4 Merge Active Session

The final activity after a session is to merge the active candidate data into the history database. When this item is selected the following steps occur:

Once merged, the candidate records become available for lookup at a future session. Depending on the size of the session the merge may take a few moments. Figure 7-8 shows the message displayed while the merge is in progress. If the display shown in Figure 7-9 appears, it means that a session with the same date and ID is already in the global history file. This usually means that the session was loaded from the history data, and one or more session or post-session forms were completed (i.e. Pressing enter from the last field or pressing Control-Enter) as opposed to escaped out. If a deliberate change was made, press Control-enter to re-store the session data. Prior to the screen shown in Figure 7-8, the screen shown in Figure 7-10 is displayed while the old candidate records are removed from the history file.

It is important to note that only the candidate data is stored in the history database. Session and VE data can be altered at any time. Use the Export Session function described in section 9.3, Export A Session, for archiving all the data associated with a particular session.

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º                                                º
º    Merging the Candidate and VE records for    º
º      the active session.  Please Wait...       º
º                                                º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-8 Merging Session Message
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º           VERY IMPORTANT CRITICAL INFORMATION FOLLOWS...          º
ÌÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ͹
º                                                                   º
º                  The current session,  4/08/98:A                  º
º         has ALREADY been merged into the history database.        º
º                                                                   º
º   ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ   º
º   ÛÛ  IF YOU CONTINUE, YOU WILL OVERWRITE THE HISTORY DATA!  ÛÛ   º
º   ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ   º
º                                                                   º
º                  Press Control-Enter to continue                  º
º                         Press F1 for Help                         º
º                      Escape or Enter to Abort                     º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-9 Session Already Merged Message
ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»
º                                                º
º     Removing Candidate and VE records from     º
º      the history database. Please Wait...      º
º                                                º
ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍͼ
Figure 7-10 Removing Old Session Message

Last Modified: 01 January 1998
Jim Heedles: heedles@ww1y.mv.com